Die Corona-Pandemie hat den Zug zu stärkerer Digitalisierung beschleunigt. Mit einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ist es möglich, Papierberge in deutschen Unternehmen und Verwaltungen abzubauen. Sie macht die Unternehmen wettbewerbs- und zukunftsfähig. So ist eine Rechnung auf Papier oder auch als pdf-Dokument nicht mehr zeitgemäß. Die Unternehmen müssen und werden sich entsprechend umstellen.
Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen. Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Ab dem 27. November 2020 werden die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, Pflicht. Länder und Kommunen müssen bereits seit April 2020 elektronische Rechnungen annehmen.
Der Digitalverband Bitkom hat jetzt eine neue Version des Faktenpapiers „Zehn Merksätze für elektronischen Rechnungen“ veröffentlicht, das den Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung hilft. Denn diese muss in einem ganz bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen – es handelt sich also nicht um eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine E-Mail angehängt wird.
Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen.